Eesti Lastekirjanduse Keskuse isikuandmete töötlemise kord
Kinnitatud direktori käskkirjaga 15.02.2021 nr 1-1/6
Eesti Lastekirjanduse Keskuse (Keskus) käsutusse koguneb töö käigus isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Keskus tagab oma sisemise töökorraldusega isikuandmete kaitse ega väljasta andmeid kolmandatele isikutele, välja arvatud õigusaktides ettenähtud juhtudel.
- Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust.
Alljärgnev teave ei hõlma:
– juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega,
– isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Keskuse veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda Keskus (välislingid). - Keskuse isikuandmete töötlemise alused on:
– õiguslik alus;
– seadusest tulenev kohustus või ülesanne;
– lepingu täitmine;
– vastutava töötleja õigustatud huvi;
– ajakirjanduslikul eesmärgil avaliku huvi korral;
– kunstilise ja kirjandusliku eneseväljenduse tarbeks;
– avalikus kohas salvestamine;
– võlaandmed õigustatud huvi korral;
– elu, tervise, vara, õiguste ja vabaduste kaitseks, sh turvakaamerad, statistikaks;
– nõusolek, sh ühel eesmärgil kogutud andmeid ei kasutata uuel eesmärgil uue nõusolekuta, nõusoleku võib tagasi võtta. - Keskus saab isikuandmeid isikult endalt olenevalt tema poolt kasutatud teenustest.
- Lugejate registreerimine ja isikuandmete kogumine on reguleeritud Keskuse raamatukogu kasutamise eeskirjaga.
- Isikuandmete töötlemist ja küpsiste kasutamist Keskuse veebilehel elk.ee reguleerivad privaatsustingimused, mis on avaldatud Keskuse veebilehel.
- Tulenevalt Keskuse teenusest ja teenusekasutajast töödeldakse järgmisi andmeid:
6.1. andmed isiku tuvastamiseks, sh nimi, isikukood või sünnikuupäev, ID-kaardi number, lugejapileti number, sotsiaalmeediakonto kasutajanimi;
6.2. kontaktandmed, sh e-posti aadress, telefon, postiaadress;
6.3. elektronkataloogi loodud kontode andmed ning andmed, mis salvestuvad kontodele sisse logides ja sealseid funktsioone kasutades;
6.4. alaealise teenusekasutaja korral andmed tema vanema või eestkostja kohta, sh andmed vanema või eestkostja tuvastamiseks ja kontaktandmed;
6.5. andmed teenusekasutaja kooli, tegevusala või huvivaldkonna kohta (kui ta soovib neid avaldada);
6.6. suhtlusandmed, sh päringute andmed, tagasiside ja kaebuste sisu, mis on edastatud e-postiga, kirjaga, sotsiaalmeedias või telefoni teel;
6.7. andmed teenuste kasutamise ja kasutamise rahulolu kohta, sh kasutatud teenused, teenuste kasutamise aktiivsus ning kui teenusekasutaja on otsustanud seda infot Keskusele anda, siis ka vastused tagasisideküsitlustele;
6.8. seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks kogutavad andmed, sh andmed leppetrahvide kohta;
6.9. andmed konkurssidel, mängudes ja kampaaniates osalemise kohta, sh võidetud auhinnad;
6.10. kujutised fotodel või videotes, mis on salvestatud Keskuses toimunud avalikel üritustel ja/või turvakaameratega;
6.11. andmed Keskuse raamatukogu kasutamise eeskirja rikkumiste kohta; - Registreeritud kasutajate isikuandmeid võib muuhulgas töödelda järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:
7.1. Teenuste kasutajatele teenusest teavitamiseks, tellimuste vormistamiseks, päringutele vastamiseks, kirjavahetuseks ning arvete väljastamiseks. Andmeid töödeldakse seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks, sõlmitud lepingu täitmiseks või Keskuse õigustatud huvide kaitsmiseks.
7.2. Teenuste kvaliteedi tagamiseks ja tõstmiseks ning teenuste arendamiseks ja tõhustamiseks, küsides tagasisidet teenusekasutajalt. Kasutaja poolne vastamine on vabatahtlik. Andmeid töödeldakse teenusekasutaja nõusolekul.
7.3. Uudiskirjade saatmiseks, teenuste ja ürituste reklaamimiseks, konkursside ja auhinnamängude läbiviimiseks, võitjate teavitamiseks võidust ja auhinna üleandmiseks võitjatele. Andmeid töödeldakse teenusekasutaja nõusolekul.
7.4. Sisekorra tagamiseks, vara väärkasutamise ennetamiseks ja kaitsmiseks, töötajate ja teiste teenusekasutajate turvalisuse tagamiseks. Andmeid töödeldakse seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks, sõlmitud lepingu täitmiseks või Keskuse õigustatud huvide kaitsmiseks.
7.5. Kaebuste ja otsuste vaidlustamise lahendamiseks ning õiguslike nõuete tõendamiseks, teostamiseks ja kaitsmiseks, sh alaealise teenusekasutaja poolt põhjustatud kahju osas. Andmeid töödeldakse avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks, sõlmitud lepingu täitmiseks või seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks.
7.6. Töölepinguliste töötajate ja võlaõiguslepinguliste isikute, tööle või praktikale kandideerijate, praktikantide ja vabatahtlike tööle vormistamiseks. Andmeid töödeldakse isiku nõusolekul.
7.7. Muudest õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks, nt ametiasutuste, sh õiguskaitseorganite, kohtutäiturite, maksuhaldurite või kohtute nõudmisel. - Isikuandmete säilitamine
8.1. Keskuse dokumente ja neis sisalduvaid isikuandmeid säilitatakse vastavalt direktori käskkirjaga kinnitatud dokumendile „Eesti Lastekirjanduse Keskuse dokumentide loetelu“.
8.2. Lugejate andmebaasist kustutatakse lugeja ja kuni 18-aastase isiku puhul lapsevanema või seadusliku esindaja andmed, kui lugeja pole raamatukogu külastanud viis aastat (arvestatakse viimasest raamatukogu registreeritud kasutusest, nt viimasest laenatud trükiraamatu tagastamisest). Kui lugejal on raamatukogu ees täitmata kohustusi, ei kustutata lugeja või tema seadusliku esindaja andmeid lugejate andmebaasist. Neid andmeid säilitatakse kuni kohustuste täitmiseni.
8.3. E-postiga saadetud digitaalselt allkirjastatud nõusolekulehed trükitakse välja ja säilitatakse paberkandjal. Neid elektrooniliselt ei säilitata ja e-kiri kustutatakse.
8.4. Lugejate andmebaas on seotud sisselogimist nõudvate raamatukogu teenustega. Sisselogimist nõudvate teenustega seotud andmeid säilitatakse viis aastat (sh jooksev aasta) peale viimast teenuse kasutamist.
8.5. Lugejate andmebaasist andmete kustutamisega kaotab lugeja õiguse kasutada kõiki sisselogimist nõudvaid raamatukogu teenuseid.
8.6. Muudel juhtudel säilitab Keskus isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik selle eesmärgi saavutamiseks, milleks neid andmeid koguti või vastavalt nõuetele, mis tulenevad seadustest.
8.7. Keskuse üritustel tehtud fotod ja videod arhiveeritakse ja neid kasutatakse Keskuse tegevuse ja ajaloo tutvustamiseks.
8.8. Infopäringute vastused võib Keskus sõltuvalt vajadusest (nt teeninduse parendamise eesmärgil) säilitada alaliselt, nendes sisalduvad isikuandmed jäävad konfidentsiaalseks.
8.9. Tööle kandideerijate andmed Keskus kustutab või hävitab (paberkandjal avaldused) hiljemalt üks aasta pärast konkursi lõppu, kui ei ole tööle kandideerijaga tema soovil kokku lepitud muu tähtaeg. - Isiku õigused seoses oma andmetega
9.1. Isikul on õigus tutvuda oma isikuandmetega, mida Keskus tema kohta kogub, samuti saada selgitusi oma isikuandmete töötlemisest ning oma õigustest.
9.2. Isikul on õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist ja andmete kustutamist.
9.3. Kui isik leiab, et tema isikuandmed on ebaõiged või Keskus töötleb tema isikuandmeid ebaseaduslikult, on isikul õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist. Taotlus jäetakse rahuldamata, kui nõue on selgelt põhjendamatu või kui taotluse rahuldamata jätmise alused tulenevad seadustest.
9.4. Kui isikuandmete töötlemise aluseks on isiku nõusolek, siis on isikul õigus see igal hetkel tagasi võtta.
9.5. Ülaltoodud õiguste teostamiseks tuleb esitada Keskusele omakäeliselt kirjutatud taotlus või digitaalselt allkirjastatud taotlus elektrooniliselt aadressil elk@elk.ee. - Kõigis küsimustes, mis on seotud isikuandmete töötlemisega Eesti Lastekirjanduse Keskuses, saab ühendust võtta andmekaitsespetsialistiga andmekaitse@elk.ee.
